Visie
In organisaties ligt het accent vaak teveel op de uitvoering van online activiteiten. Of worden er prachtige plannen bedacht, die nooit ten uitvoer (kunnen) worden gebracht. Of die wel worden gerealiseerd, maar tegen veel te hoge kosten of met een te lange doorlooptijd. Dit zijn symptomen van een gebrekkig webmanagement.
De webmanagement-cyclus
In een organisatie waar het webmanagement goed is geregeld staan strategie en uitvoering met elkaar in verbinding door een goede organisatie, een duidelijk beleid en voortdurende aandacht voor evaluatie. Daarbij wordt niet alleen van binnen naar buiten gedacht, maar ook van buiten naar binnen. Webmanagement.nl werkt daarom met het onderstaande model: de webmanagement-cyclus.
Het model voor de webmanagementcyclus is gebaseerd op de kwaliteitscirkel van Deming. Deze is beter bekend als de PDCA-cirkel: plan, do, check, act. Webmanagement.nl past deze methode toe op de organisatie van online activiteiten. Lees meer over de adviestrajecten en het trainingsaanbod van webmanagement.nl.
Strategie
Een website, Intranet of ander online medium kan nooit een doel op zich zijn. Online activiteiten moeten bijdragen aan het realiseren van organisatiedoelstellingen. Bouwstenen van een online strategie zijn:
- missie en visie van de organisatie en organisatiedoelstellingen
- wensen en behoeften van klanten en doelgroepen
- omgevingsanalyse (wat zijn trends en ontwikkelingen en wat doet de concurrent)
Organisatie en beleid
Strategie en uitvoering worden met elkaar in verbinding gebracht door een duidelijk beleid. In het beleid wordt antwoord gegeven op vragen zoals:
- wat zijn de key performance indicatoren (kpi’s)?
- aan welke kwaliteitseisen op het gebied van toegankelijkheid, vindbaarheid en gebruiksvriendelijkheid moeten de online media voldoen?
- zijn naast de corporate website meerdere websites toegestaan?
- wat is de samenhang tussen de verschillende kanalen (multi-channel management) en middelen (multi-media management)?
De uitvoering kan alleen goed worden beheerst qua kosten en looptijd als de organisatie klopt en de diverse belanghebbenden goed in de overlegstructuren zijn vertegenwoordigd. Belangrijkste uitgangspunt is het duidelijk scheiden van het dagelijks beheer en (door)ontwikkeling op (middel)lange termijn: dit zijn twee totaal verschillende takken van sport.
Uitvoering en beheer
Het is belangrijk dat voor de dagelijkse uitvoering de kaders helder zijn. Vragen en wensen die deze kaders overstijgen horen eerst op strategisch of tactisch niveau besproken te worden. Als dit niet gebeurt, raakt het management de grip op de uitvoering kwijt. Andersom kan er op uitvoerings- en beheerniveau een te grote workload of onevenredige verantwoordelijkheid ontstaan.
Analyse & evaluatie
Om te kunnen bepalen of de online activiteiten bijdragen aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen moet er gemeten kunnen worden. In de beleidsfase wordt bepaald wat er gemeten moet worden. In de evaluatiefase wordt zowel kwantitatief als kwalitatief gemeten. Op basis hiervan worden niet alleen managementrapportages opgesteld, maar ook adviezen gegeven en projectvoorstellen gedaan. De evaluatie kan zelfs aanleiding geven tot het bijstellen van de online strategie.